در مدیریت پروژههای صنعت ساخت، پیچیدگیهای ناشی از مدیریت منابع، بهویژه مصالح (Material Resources)، چالشی اساسی به شمار میرود. ناکارآمدی در تعریف و تخصیص مصالح میتواند به افزایش هزینهها، تاخیر در زمانبندی و کاهش کیفیت پروژه منجر شود. با تعیین دقیق واحدهای اندازهگیری و نرخهای استاندارد در Microsoft Project، دقت در برآورد هزینهها ارتقایافته و محاسبات هزینه کل پروژه بادقت بیشتری انجام میشود. پیشبینی نیازهای مصالح به بهینهسازی زنجیره تامین یاری رسانده و از تاخیرات ناشی از کمبود مصالح جلوگیری میشود. تخصیص مصالح به فعالیتها، تحلیل ریسکهای مرتبط با نوسانات قیمت را تسهیل کرده و امکان ارزیابی دقیقتر تاثیرات مالی بر بودجه پروژه فراهم میگردد. در نهایت، کارایی کلی پروژه از طریق ادغام شفاف هزینههای مصالح در زمانبندی، بدون تغییر در مدتزمان فعالیتها، بهبود مییابد (برای کسب اطلاعات بیشتر به مقاله مقدمهای بر تحلیل تاخیرات با استفاده از نرمافزار MSP مراجعه کنید).
تعریف و تخصیص مصالح در MSP به روشهای متعددی انجام میپذیرد. روش اصلی، استفاده از Resource Sheet برای تعریف مصالح با واحدهای اندازهگیری سفارشی و نرخهای استاندارد است. روشهای جایگزین شامل واردشدن دادهها از فایلهای Excel یا نرمافزارهای برنامهریزی و زمانبندی پروژه مانند Primavera و یا بهرهگیری از الگوهای پیشفرض برای تسریع فرایند است. همچنین، از Visual Basic for Applications برای خودکارسازی تعریف مصالح در پروژههای بزرگ استفاده میشود (برای آشنایی بیشتر با اصول مدیریت پروژه به مقاله مدیریت پروژه چیست؟ مراجعه کنید).
در MSP، امکان تعریف منابع کاری، هزینهای و مصالح فراهم شده است. تمرکز این مقاله بر تعریف مصالح قرار دارد. ویژگی بارز تعریف مصالح، لزوم درج واحد اندازهگیری علاوه بر نرخ استاندارد است. این واحد میتواند هر مقیاسی باشد که توسط مسئول زمانبندی پروژه تعیین گردد. ازآنجاکه مصالح کاری انجام نمیدهند، تخصیص آنها به فعالیتها بر مدتزمان فعالیتها تأثیری ندارد (برای آشنایی بیشتر با نحوه ایجاد روابط در MSP به مقاله چگونه روابط بین پروژهای برنامه زمانبندی را در MSP پیادهسازی کنیم؟ مراجعه کنید).
1. تعریف مصالح در MSP
پروژه نمونهای برای تعمیر لولهکشی در نظر گرفته شده که در حال حاضر منبعی به آن تخصیص نیافته است.
شکل ۱. پروژه نمونه تعمیر لولهکشی.
برای تعریف مصالح، به تب Resource مراجعه شده و در بخش View گزینه Resource Sheet انتخاب میشود.
شکل ۲. دسترسی به Resource Sheet از تب Resource برای تعریف مصالح پروژه.
در Resource Sheet، یک منبع به نام لوله (Pipe) تعریف شده و نوع آن مصالح یا Material تعیین میگردد.
شکل ۳. تعریف منبع لوله با نوع Material در Resource Sheet.
واحدهای اندازهگیری متفاوتی برای منابع به طور پیشفرض توسط MSP ارائه شدهاند که قابلتغییر میباشند. در شکل زیر واحد اندازهگیری فوت (LF) برای منبع مورد نظر، تعیین شده است. همچنین نرخ استاندارد برای هر واحد برابر با 20 دلار در نظر گرفته شده است.
شکل ۴. تنظیم واحد اندازهگیری فوت (LF) و نرخ استاندارد 20 دلار برای منبع لوله.
همچنین ستون Accrue برای منبع ذکر شده روی حالت Start تنظیم شده به این معنا که هزینه این منبع در ابتدای فعالیت تخصیص یافته است. سایر گزینهها شامل End و Prorated که بسته به زمان تخصیص هزینهها اعمال میگردند.
حال که تعریف منبع لوله تکمیل شد، به همین ترتیب سایر مصالح موردنیاز پروژه نیز تعریف میشوند.
شکل ۵. فهرست مصالح تعریفشده شامل لوله، اتصالات لوله، عایق لوله، قالبهای بتنی، میلگرد و بتن با واحدهای متنوع.
واحدهای اندازهگیری شامل LF (فوت برای اندازهگیری طولها)، EA (عدد)، SQ FT (فوت مربع برای اندازهگیری مساحتها)، LBS (پوند برای اندازهگیری وزنها) و CU YDS (یارد مکعب برای اندازهگیری حجمها) میباشند. برای هر مصالح، نرخ استاندارد تعیین شده و Accrue روی Start تنظیم میگردد.
2. تخصیص مصالح به پروژه در MSP
پس از تعریف مصالح، فعالیت نصب لوله و اتصالات انتخاب شده و از تب Resource، بخش Assignments گزینه Assign Resources انتخاب میگردد.
شکل ۶. انتخاب گزینه Assign Resources از تب Resource برای تخصیص مصالح به فعالیت نصب لوله و اتصالات.
در پنجره Assign Resources، مقدار 40 فوت از منبع لوله و 2 عدد از منبع اتصالات لوله به فعالیت نصب لوله و اتصالات تخصیص میگردد و هزینههای مرتبط نمایش داده میشود.
شکل ۷. تخصیص 40 فوت از لوله و 2 عدد از اتصالات لوله به فعالیت نصب لوله و اتصالات با نمایش هزینهها.
سپس به همین ترتیب به سایر فعالیتها نیز منابع تخصیص داده میشوند، مطابق شکل زیر فعالیت عایقبندی لوله انتخاب شده و گزینه Assign Resources باز میگردد.
شکل ۸. انتخاب فعالیت عایقبندی لوله (Insulate Piping) برای تخصیص مصالح موردنیاز.
به فعالیت عایقبندی لوله، مقدار ۴۰ فوت از منبع عایق لوله تخصیص داده شده تا با طول ۴۰ فوت طول لوله مطابقت داشته باشد. هزینه این مصالح در پنجره Assign Resources نمایش داده میشود.
شکل ۹. تخصیص 40 فوت از عایق لوله به فعالیت عایقبندی لوله با نمایش هزینه مرتبط.
سپس به فعالیت قالببندی برای آمادهسازی پیش از بتنریزی، میزان 16 فوت مربع قالب تخصیص داده میشود.
شکل ۱۰. تخصیص 16 فوت مربع قالب برای فعالیت قالببندی
80 پوند میلگرد نیز به فعالیت آرماتوربندی اختصاص مییابد.
شکل ۱۱. تخصیص میلگرد به فعالیت آرماتوربندی.
در نهایت مطابق شکل زیر، 8 یارد مکعب بتن به فعالیت بتنریزی اختصاص داده میشود و هزینه مرتبط محاسبه میگردد.
شکل ۱۲. تخصیص 8 یاردمکعب بتن به فعالیت بتنریزی.
در ادامه برنامه نهایی پروژه پس از تخصیص مصالح و هزینههای مربوط به آنها نمایش داده میشود.
شکل ۱۳. . نمایش برنامه نهایی پروژه با تخصیص مصالح و هزینههای مرتبط در ستون هزینه.
هزینههای مصالح به ستون هزینهها (Cost) افزوده شده و به سطح فعالیتهای خلاصه و کل پروژه منتقل میگردد. مجموع هزینه مصالح در این پروژه برابر با ۹,۶۴۰ دلار است. ستون هزینه ترکیبی از هزینههای منابع و هزینههای ثابت میباشد.
جمعبندی
تعریف و تخصیص مصالح در Microsoft Project بهعنوان یکی از ابزارهای کلیدی مدیریت پروژههای صنعت ساخت، امکان برنامهریزی دقیق و کارآمد را فراهم میسازد. این فرایند با بهبود برآورد هزینهها، بهینهسازی زنجیره تامین و تسهیل تحلیل ریسک، به مدیریت مؤثر منابع و کاهش تاخیرات پروژه کمک میکند. انعطافپذیری در تعریف واحدهای اندازهگیری و امکان خودکارسازی فرایندها، این نرمافزار را به ابزاری قدرتمند برای مسئولان زمان بندی تبدیل کرده است. با بهرهگیری از روشهای ارائهشده، پروژهها بادقت بیشتری مدیریت شده و کارایی کلی آنها افزایش مییابد (برای آشنایی بیشتر با Microsoft Project به مقاله راهنمای گامبهگام برای کسب بیشترین تخصص در (Microsoft Project - MSP) مراجعه کنید).
در این مقاله به سؤالات زیر پاسخ داده شده است
۱. چه فوایدی برای تعریف و تخصیص مصالح در مدیریت پروژههای صنعت ساخت وجود دارد؟
۲. چگونه مصالح در MSP تعریف و به فعالیتها تخصیص داده میشود؟
۳. تخصیص مصالح چه تأثیری بر هزینه و زمانبندی پروژه دارد؟
جایگاه این مبانی در موسسه ACEMI
باتوجهبه اهمیت نرمافزار Microsoft Project در برنامهریزی، زمانبندی و کنترل پروژه، در نقشه راه مدیریت ساخت موسسه ACEMI، دوره آموزش نرمافزار Microsoft Project در مدیریت پروژه و آموزش جامع Microsoft Project (همراه با پروژه واقعی) در سطح مهارتهای سخت (سطح کارشناسی و اجرایی) ارائه میشود. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره دورهها و سرفصلهای ارائه شده ، نحوه و زمان برگزاری میتوانید به تقویم آموزشی در وبسایت موسسه ACEMI مراجعه نمایید.
[1] tensix.com/How to Define Material Resources In Microsoft Project.
دانلود جزئیات این مقاله
